Lösungen brauchen Konzepte
Lösungen brauchen Konzepte

Projektbeispiele

Beschaffung eines neuen Output-Management-Systems (OMS)

Es soll ein neues OMS für die gesamte Organisation beschafft werden, um die bisher fragmentierte Drucklandschaft zu vereinheitlichen (Dokumentvorlagen, flexible Outputkanäle, Dokumentenerstellungsprozesse, individuelle Steuerung je Geschäftspartner und Dokumententyp, Verbesserung der Kostenstrukturen, etc.). Hierzu wurde eine Bedarfsanalyse durchgeführt, Erstellung eines Anforderungskataloges und der Ausschreibungsunterlagen. Durchführung der Ausschreibung und Auswahl eines Anbieters.

 

Unterstützung  DMS

Schwachstellenanalyse und Erarbeitung eines Maßnahmenkataloges für ein bestehendes DMS; Erstellung einer Verfahrensdokumentation für ein Dokumentenmanagement-System. Beratung zum Einsatz der Workflow-Komponente des DMS.

 

Langzeitarchivierung von Versicherungsakten

Analyse und Konzeption für ein DMS- und Archivierungssystem zur Speicherung von langlebigen Versicherungsdokumenten. Integration des DMS in das bestehende Bestandsführungssystem. Migration der Altakten (Microfilmjackets) in das neue System. Das neue System wurde vom Kunden vollständig selbst entwickelt. Erstellung der Verfahrensdokumentation.

 

 

Archivkonsolidierung bei IT-Dienstleister

Konsolidierung und Migration eines elektronischen Archivs zur Vertragsverwaltung über mehrere Standorte auf ein einheitliches Zielsystem.

 

Einführung einer Elektronischen Akte in einer Bundesbehörde

Zu Beginn des Projektes erfolgten die Bearbeitung der Akten und der Schriftverkehr praktisch ausschließlich „auf Papier“. Die Zielsetzung des Projektes war, die vollständige Umstellung auf einen elektronischen Workflow vom Posteingang bis zur Endablage der Vorgänge in einem DMS. Folgende Aufgaben ergaben sich daraus: Analyse und Konzeption von Prozessen zur papierlosen Bearbeitung der Akten (Facharchitektur). Fachliche Klärung mit Kundenteams, Analyse und Modellierung der Prozesse und Use Cases, Spezifikation von Diensten, Maskenentwürfe, Abstimmung mit der Technik, Sicherstellung der fachliche Abnahme durch Kunden, fachliche Begleitung der Realisierung und Tests. Erarbeitung von komplexen Testszenarios und Testunterstützung.

 

Vorstudie Dokumentenmanagement für Investmentbank

Erstellung einer Vorstudie für die Einführung einer DMS-Lösung bei einem Finanzdienstleister. Coaching der Kundenmitarbeiter im Rahmen einer Voruntersuchung zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (Prozesse untersuchen, Anforderungen klären, Aspekte derCompliance einbeziehen, E-Mail-Archivierung betrachten)

 

DMS für eine Raffinerie

Die bestehende Dokumentation der Anlagen beruhte teils auf Papier, teils auf CAD-Dateien. Die Zielsetzung war die Einführung eines unternehmensweiten Dokumenten-Management-Systems für die kaufmännischen und technischen Dokumente. Für die Bereiche Anlagendokumentation, Eingangs- und Ausgangsrechnung wurde eine Bestandsaufnahme erarbeitet, die Soll-Anforderungen ermittelt und Ausschreibungsunterlagen erstellt. Es folgte die Entwicklung von Kriterienkatalogen und Checklisten für die Systemauswahl. Im Anschluss wurden die Angebote bewertet und mit dem Kunden ein System ausgewählt. Die Einführung des ausgewählten System wurde begleitet – insbesondere zur Qualitätssicherung und Erarbeitung der Testfälle und Durchführung der Abnahme.

 

Dokumentenmanagement bei einem Blutspendedienst

Einführung eines DMS zur Dokumentation des Kernprozesses „vom Lieferanten bis zum Kunden“. Anbindung von SAP/R3. Aufgaben: Analyse, Konzeption, Pflichtenheft, Ausschreibung.

 

Dokumentenmanagement bei medizinischem Dienstleister

Einführung eines DMS für Patientenakten und kaufm. Belege (SAP/R3) mit Kosten/Nutzen-Betrachtung, Prozessanalyse (eEPK) und Projektplanung, Aufgaben: Vorstudie erstellen und Anforderungskatalog erarbeiten. Systemauswahl.

 

Dokumentenmanagement -Seminar

Durchführung von Seminaren zur Einführung von Dokumenten-Management-Lösungen

 

 

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© Dr. Klaus Goetzer